Am schwersten fällt es uns wohl meist zu sagen, was wir nicht haben, nicht bieten können oder nicht möchten. Für eine gelungene Kommunikation mit dem Gast sind aber gerade diese Punkte von größter Wichtigkeit. Um späteren Problemen vorzubeugen, sollten Punkte, die in der Vergangenheit schon Fragen hervorgerufen haben, immer auch bereits auf der Webseite deutlich vermerkt werden.
Ein häufiges Beispiel ist das Thema Vergütung zusätzlichen Aufwandes bei Mehrarbeit durch Haustiere.
Eine mögliche Formulierung könnte sein: Auch Ihr Vierbeiner ist bei uns herzlich willkommen. Für seinen Aufenthalt verrechnen wir € 8 pro Tag ohne Futter.
In Briefen sollten Verneinungen/Absagen immer mit einer Alternative oder einer Erklärung verbunden werden.
Hier einige weitere Formulierungstipps:
Thema: Haustiere nicht erlaubt
Mögliche Formulierungen:
- Wir halten selbst Tiere und können daher Ihren Vierbeiner leider nicht aufnehmen.
- Aus Rücksicht auf unsere Gäste ohne Haustier nehmen wir keine Tiere auf.
- Tiere sind in unserem Haus leider nicht erlaubt.
- Leider haben wir in der Vergangenheit häufig schlechte Erfahrungen gemacht, deshalb bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir keine Haustiere beherbergen können.
Anfrage des Gastes: Sauna im Haus?
Mögliche Formulierungen:
- Sauna haben wir leider keine im Haus. Probieren Sie doch stattdessen die erholsame Wirkung eines Waldspazierganges aus.
- In der Sauna schwitzen? Das können Sie bei uns leider nicht. Dafür lädt unser großer Garten zum Sonnenbaden und Entspannen ein.
Thema: Anruf erbeten bei Ankunft nach einer bestimmten Uhrzeit
Mögliche Formulierungen:
- Wir freuen uns immer über Ihre Ankunft. Damit wir, auch wenn es einmal später wird, alles gut für Sie vorbereitet haben, bitten wir Sie um einen kurzen Anruf.
- Lassen Sie uns doch bitte wissen, wann Sie ankommen, vor allem wenn es später als 19 Uhr werden sollte.
Thema: Schadensersatz
Mögliche Formulierungen:
- Sollte Ihr Vierbeiner Schäden verursachen, so behalten wir uns vor, eventuell anfallende Kosten zu verrechnen.
- Bei Verlust oder Beschädigung der Einrichtung und/oder der Einrichtungsgegenstände behalten wir uns die Verrechnung von eventuellen Kosten vor.