Beispiel Anfragebeantwortung Erstgast Mandlhof mit Signatur

Sehr geehrte Frau Maier,

schön, dass Sie in Ihrem Urlaub vom 14. bis 21.05.2011 den Mandlhof kennen lernen möchten. Für Ihre Anfrage danken wir Ihnen herzlich.

Gern können Sie ein Doppelzimmer mit Frühstück und Ostbalkon zum Gesamtpreis von XXX Euro pro Person als Ihr Ferienzuhause beziehen. Alle Nebenkosten und der Autostellplatz sind im Preis inbegriffen.

Starten Sie direkt von unserer Haustür zu ausgedehnten Wanderungen rund um Tramin, radeln Sie zum Kalterer See oder entspannen Sie auf unserer ruhigen Liegewiese.

Und was Sie sonst noch erwartet? Das erfahren Sie auf unserer Webseite www.mandlhof.com.

Auf Ihre Rückmeldung freuen wir uns!

Sonnige Grüße von der Südtiroler Weinstraße sendet Ihnen
Resi Gummerer Marmsoler

Mandlhof
Mühlgasse 58
39040 Tramin
Südtirol – Italien
www.mandlhof.com
Tel.: 0039 0471 860 523
Fax: 0039 0471 860 523

Informationen über unseren sorgfältigen Umgang mit Ihren persönlichen Daten können Sie in unseren Datenschutzrichtlinien nachlesen.

Beispiel Stornierung Erstanfrage mit Verweis zum TV

Sehr geehrte Frau Mustermann,

schön, dass Sie Ihren Sommerurlaub in Tramin verbringen möchten! Und fein, dass Sie dabei an unseren Mandlhof gedacht haben. Leider müssen wir Ihnen sagen, dass wir in den Monaten Juli und August bereits ausgebucht sind. Zu Ihrem Wunschzeitraum vom 09. bis zum 16.07.2011 können wir Sie deshalb nicht empfangen.

Einen anderen Betrieb für erholsame Tage in Tramin finden Sie auf den Seiten unseres Tourismusvereins www.tramin.com. Und vielleicht lernen wir uns dann ja bei Ihrem nächsten Besuch hier an der Weinstraße kennen?

Das würde uns freuen!

Viele Grüße vom Mandlhof sendet Ihnen
Resi Gummerer Marmsoler

Mandlhof
Mühlgasse 58
39040 Tramin
Südtirol – Italien
Tel.: 0039 0471 860 523
Fax: 0039 0471 860 523

Zur Mandlhof-Entdeckungsreise geht es hier.

Informationen über unseren sorgfältigen Umgang mit Ihren persönlichen Daten können Sie in unseren Datenschutzrichtlinien nachlesen.

Beispiel Stornierung Erstanfrage

Sehr geehrte Frau Schmidt,

danke, dass Sie bei uns im Oberkofler-Hof angefragt haben! Leider sind unsere Ferienwohnungen zu Ihrem Wunschzeitraum vom Datum einfügen bis zum Datum einfügen bereits alle ausgebucht.

Das finden wir schade! Deshalb möchten wir Sie fragen, ob Sie die Möglichkeiten haben, Ihren Urlaub ein wenig vorzuziehen? Vom Datum einfügen bis zum Datum einfügen könnten wir Ihnen nämlich unsere sonnige Ferienwohnungen „Sonnenblume“ mit Ortlerblick zum Preis von Preis einfügen anbieten.

Bitte lassen Sie uns wissen, ob das für Sie eine Alternative wäre!

Herzliche Grüße aus dem Wanderparadies am Watles sendet Ihnen
Familie Oberkofler

Beispiel Reservierungsbestätigung Erstanfrage

Liebe Frau Schmidt,

Ihre Anzahlung vom Datum einfügen ist bei uns eingegangen. Gern halten wir unsere Ferienwohnung „Sonnenblume“ für Sie und Ihre Familie vom Datum einfügen bis zum Datum einfügen frei.

Danke, dass Sie sich für uns entschieden haben!

Wenn Sie noch etwas wissen möchten, bevor Sie sich auf die Reise machen, dann sind wir gern für Sie da.

Alles Gute für Ihre Urlaubsvorbereitungen wünscht Ihnen
Familie Oberkofler

Noch ein kleiner Tipp von uns: Vom Datum einfügen bis Datum einfügen finden im Martelltal die Erdbeertage statt. Planen Sie doch einen fruchtigen Tagesausflug ein!

Beispiel Anfragebeantwortung Erstanfragen

Sehr geehrte Frau Schmidt,

schön, dass Sie uns gefunden haben. Gern senden wir Ihnen heute unser Angebot für den Zeitraum vom Anreisedatum einfügen bis zum Abreisedatum einfügen. Zum Preis von Preis einfügen genießen Sie in unserer Ferienwohnungen „Sonnenblume“ den direkten Blick auf den Ortler.

Zwei separate Schlafzimmer, die Wohnküche und die große Terrasse bieten viel Raum und wir einen besonderen Service. Im Preis enthalten sind:

  • Bett- und Küchenwäsche
  • Radverleih
  • Wanderkarte
  • Brötchenservice

Was Sie bei uns noch erwarten dürfen, entdecken Sie auf unserer Webseite (Link einfügen).

Auch Ihr Hund ist bei uns herzlich willkommen. Für seinen Aufenthalt verrechnen wir 8 Euro pro Tag (ohne Futter).

Über Ihre Entscheidung, uns kennen zu lernen, würden wir uns freuen!

Viele Grüße aus dem Obervinschgau sendet Ihnen
Ihre Familie XYZ

Beispiel Anfragebeantwortung Gäste

Ein herzliches Grüß Gott aus Burgeis,

schön einmal wieder von Ihnen zu lesen, Frau Schmidt. Danke, dass Sie bei Ihrer Urlaubsplanung an uns denken. Gern bieten wir Ihnen und Ihrer Familie für den Zeitraum vom Anreisedatum einfügen bis zum Abreisedatum einfügen unsere Ferienwohnung „Sonnenblume“ zum Gesamtpreis von Preis einfügen als Urlaubsdomizil an.

Zwei getrennte Schlafzimmer, der Garten und die sonnige Terrasse mit Blick auf den Ortler bieten Raum für Erholung. Neu ist unser Brötchenservice. Die Zimmerbeschreibung und unsere Inklusivleistungen finden Sie wie gewohnt unter Link einfügen.

Vielleicht sehen wir uns ja schon bald wieder? Wir würden uns freuen!

Inzwischen senden wir Ihnen sonnige Grüße vom XYZ-Hof
Ihre Familie XYZ

Briefe an den Gast

Bekommen Sie häufiger Anfragen, von denen Sie nach der Übersendung des Angebotes nichts mehr hören? Wie gehen Sie dann vor? Vergessen Sie denjenigen oder melden Sie sich erneut bei ihm?

Woraus besteht überhaupt die schriftliche Kommunikation mit dem Gast? Welche Briefe sind nötig, um den Kontakt miteinander aufrecht zu erhalten?

Ganz klar zunächst einmal die Beantwortung der Anfrage in Verbindung mit der Übersendung des Angebotes. Darauf folgt im Idealfall die positive Antwort des Gastes, der dann eine Reservierungsbestätigung erhält. Auch im Falle einer Stornierung muss man mit dem Gast schriftlich in Kontakt treten. Theoretisch könnte damit der Briefverkehr abgeschlossen sein.

Sollte sich der potentielle Gast nach der Übersendung des Angebotes aber nicht bei Ihnen melden, wäre es sinnvoll diesen, nachdem eine angemessene Zeit verstrichen ist, von sich aus nochmal anzusprechen und nachzufragen, ob das Angebot angekommen ist.

Der erweiterte Briefkontakt umfasst darüber hinaus auch noch einen Brief kurz vor der Anreise des Gastes, der Vorfreude auf den Urlaub wecken soll. In größeren Betrieben bietet sich danach der Willkommensbrief auf dem Zimmer an. Unabhängig von der Größe erweist sich nach der Abreise des Gastes der Urlaubserinnerungsbrief  als ein ideales Instrument zur Kundenbindung für alle Gastbetriebe. Denn was gibt es Netteres, als ein paar Tage nach der Ankunft daheim mit einem persönlichen Brief an die schönen Stunden im Urlaub erinnert zu werden?

In Kürze nochmals chronologisch alle Brief- oder E-Mail-Vorlagen, die hilfreich sind:

Anfragebeantwortung
Nachfrage-Brief
Reservierungsbestätigung
Stornierung
Vorfreude-Brief
Willkommensbrief

Urlaubserinnerungsbrief

Wie sage ich es meinem Gast?

„Der Unterschied zwischen dem richtigen Wort und dem beinahe richtigen ist derselbe Unterschied wie zwischen dem Blitz und dem Glühwürmchen.“

Und eben weil in diesem Zitat von Mark Twain soviel Wahrheit steckt, wird es in dieser Kategorie des Blogs allerlei Tipps und Tricks geben für die gelungene Kommunikation mit dem Gast.

Jede Zielgruppe, jedes Medium und jeder Zweck, den man erreichen möchte, stellt unterschiedliche Anforderungen an die verwendete Sprache. Webseitentexte müssen optimal auf die Suchmaschinen ausgerichtet, trotz allem aber gut lesbar, flüssig und informativ sein. Texte für Drucksorten sollen die Wirkung der Fotografien unterstreichen, Pressetexte in Kürze möglichst viel aussagen und Slogans einen Buchungsanreiz darstellen. Briefe/E-Mails hingegen müssen wichtige Inhalte ansprechend vermitteln, denn nicht zuletzt durch sie wird die Anfrage in einen Erstgast verwandelt. Sie tragen im Idealfall auch ihren Teil dazu bei, dass aus einem Erstgast ein Stammgast wird und der Gast sich an das Haus gebunden fühlt.

Kurz, präzise, fehlerfrei, orientiert an der Zielgruppe, ausgerichtet auf den gewünschten Nutzen und immer im Stil des Hauses ist jeder Text, der den Gastbetrieb verlässt, ein wichtiges Aushängeschild des Hauses und sollte daher mit besonderer Sorgfalt behandelt werden.

Der wohl persönlichste, schriftliche Kontakt mit dem (potentiellen) Gast entsteht durch Briefe oder Mailings. Briefvorlagen für jeden Anlass erleichtern daher das Leben des Hoteliers ungemein.