Die richtige Anrede


Im Brief an den Gast sollten bei der Anrede folgende Kriterien berücksichtigt werden:

Immer denjenigen persönlich ansprechen, der die Anfrage unterzeichnet hat. Niemals „Sehr geehrte(r)…“ schreiben, wirkt unpersönlich und hinterlässt den Eindruck, dass es sich um ein Standardschreiben handelt. Ist der Vorname beziehungsweise das Geschlecht des Anfragenden nicht bekannt, eignet sich die Anrede:
„Lieber Gast“

„Werte“, „Beste“ und „Verehrte“ als Anrede wirken in der Gästekommunikation zu steif und aufgesetzt. Das gilt auch für Steigerungsformen wie „Meine Verehrteste“. Diese könnten unter Umständen sogar negativ (ironisch) aufgefasst werden.

Folgende Anredeformeln eignen sich für die Erstanfrage:
Sehr geehrte Frau…
Sehr geehrter Herr…
Sehr geehrte Familie…
Grüß Gott Herr…

Die Anrede „Liebe Frau…“ erfährt eine immer größere Akzeptanz und kann daher ab dem zweiten Kontakt auch bei einem potentiellen Gast verwendet werden, wenn man diesen noch nicht kennt. Idealerweise richtet man sich auch ein wenig nacheinander oder nach dem persönlichen Empfinden während des Kontaktes.

Die korrekte Anrede für den Gast ist:
Liebe Frau…
Lieber Herr…
Liebe Familie…
Ein herzliches Grüß Gott aus Burgeis

Gern können auch spezifischere lokale Besonderheiten und dialektale Ausdrücke zur Begrüßung verwendet werden.

Bei langer Bekanntschaft (oder Anrede an die Kinder) auch:
Hallo Familie Müller
Hallo Anne, hallo Peter…

Briefe an den Gast

Bekommen Sie häufiger Anfragen, von denen Sie nach der Übersendung des Angebotes nichts mehr hören? Wie gehen Sie dann vor? Vergessen Sie denjenigen oder melden Sie sich erneut bei ihm?

Woraus besteht überhaupt die schriftliche Kommunikation mit dem Gast? Welche Briefe sind nötig, um den Kontakt miteinander aufrecht zu erhalten?

Ganz klar zunächst einmal die Beantwortung der Anfrage in Verbindung mit der Übersendung des Angebotes. Darauf folgt im Idealfall die positive Antwort des Gastes, der dann eine Reservierungsbestätigung erhält. Auch im Falle einer Stornierung muss man mit dem Gast schriftlich in Kontakt treten. Theoretisch könnte damit der Briefverkehr abgeschlossen sein.

Sollte sich der potentielle Gast nach der Übersendung des Angebotes aber nicht bei Ihnen melden, wäre es sinnvoll diesen, nachdem eine angemessene Zeit verstrichen ist, von sich aus nochmal anzusprechen und nachzufragen, ob das Angebot angekommen ist.

Der erweiterte Briefkontakt umfasst darüber hinaus auch noch einen Brief kurz vor der Anreise des Gastes, der Vorfreude auf den Urlaub wecken soll. In größeren Betrieben bietet sich danach der Willkommensbrief auf dem Zimmer an. Unabhängig von der Größe erweist sich nach der Abreise des Gastes der Urlaubserinnerungsbrief  als ein ideales Instrument zur Kundenbindung für alle Gastbetriebe. Denn was gibt es Netteres, als ein paar Tage nach der Ankunft daheim mit einem persönlichen Brief an die schönen Stunden im Urlaub erinnert zu werden?

In Kürze nochmals chronologisch alle Brief- oder E-Mail-Vorlagen, die hilfreich sind:

Anfragebeantwortung
Nachfrage-Brief
Reservierungsbestätigung
Stornierung
Vorfreude-Brief
Willkommensbrief

Urlaubserinnerungsbrief