Beispiel Stornierung Erstanfrage mit Verweis zum TV

Sehr geehrte Frau Mustermann,

schön, dass Sie Ihren Sommerurlaub in Tramin verbringen möchten! Und fein, dass Sie dabei an unseren Mandlhof gedacht haben. Leider müssen wir Ihnen sagen, dass wir in den Monaten Juli und August bereits ausgebucht sind. Zu Ihrem Wunschzeitraum vom 09. bis zum 16.07.2011 können wir Sie deshalb nicht empfangen.

Einen anderen Betrieb für erholsame Tage in Tramin finden Sie auf den Seiten unseres Tourismusvereins www.tramin.com. Und vielleicht lernen wir uns dann ja bei Ihrem nächsten Besuch hier an der Weinstraße kennen?

Das würde uns freuen!

Viele Grüße vom Mandlhof sendet Ihnen
Resi Gummerer Marmsoler

Mandlhof
Mühlgasse 58
39040 Tramin
Südtirol – Italien
Tel.: 0039 0471 860 523
Fax: 0039 0471 860 523

Zur Mandlhof-Entdeckungsreise geht es hier.

Informationen über unseren sorgfältigen Umgang mit Ihren persönlichen Daten können Sie in unseren Datenschutzrichtlinien nachlesen.

Beispiel Stornierung Erstanfrage

Sehr geehrte Frau Schmidt,

danke, dass Sie bei uns im Oberkofler-Hof angefragt haben! Leider sind unsere Ferienwohnungen zu Ihrem Wunschzeitraum vom Datum einfügen bis zum Datum einfügen bereits alle ausgebucht.

Das finden wir schade! Deshalb möchten wir Sie fragen, ob Sie die Möglichkeiten haben, Ihren Urlaub ein wenig vorzuziehen? Vom Datum einfügen bis zum Datum einfügen könnten wir Ihnen nämlich unsere sonnige Ferienwohnungen „Sonnenblume“ mit Ortlerblick zum Preis von Preis einfügen anbieten.

Bitte lassen Sie uns wissen, ob das für Sie eine Alternative wäre!

Herzliche Grüße aus dem Wanderparadies am Watles sendet Ihnen
Familie Oberkofler

Briefe an den Gast

Bekommen Sie häufiger Anfragen, von denen Sie nach der Übersendung des Angebotes nichts mehr hören? Wie gehen Sie dann vor? Vergessen Sie denjenigen oder melden Sie sich erneut bei ihm?

Woraus besteht überhaupt die schriftliche Kommunikation mit dem Gast? Welche Briefe sind nötig, um den Kontakt miteinander aufrecht zu erhalten?

Ganz klar zunächst einmal die Beantwortung der Anfrage in Verbindung mit der Übersendung des Angebotes. Darauf folgt im Idealfall die positive Antwort des Gastes, der dann eine Reservierungsbestätigung erhält. Auch im Falle einer Stornierung muss man mit dem Gast schriftlich in Kontakt treten. Theoretisch könnte damit der Briefverkehr abgeschlossen sein.

Sollte sich der potentielle Gast nach der Übersendung des Angebotes aber nicht bei Ihnen melden, wäre es sinnvoll diesen, nachdem eine angemessene Zeit verstrichen ist, von sich aus nochmal anzusprechen und nachzufragen, ob das Angebot angekommen ist.

Der erweiterte Briefkontakt umfasst darüber hinaus auch noch einen Brief kurz vor der Anreise des Gastes, der Vorfreude auf den Urlaub wecken soll. In größeren Betrieben bietet sich danach der Willkommensbrief auf dem Zimmer an. Unabhängig von der Größe erweist sich nach der Abreise des Gastes der Urlaubserinnerungsbrief  als ein ideales Instrument zur Kundenbindung für alle Gastbetriebe. Denn was gibt es Netteres, als ein paar Tage nach der Ankunft daheim mit einem persönlichen Brief an die schönen Stunden im Urlaub erinnert zu werden?

In Kürze nochmals chronologisch alle Brief- oder E-Mail-Vorlagen, die hilfreich sind:

Anfragebeantwortung
Nachfrage-Brief
Reservierungsbestätigung
Stornierung
Vorfreude-Brief
Willkommensbrief

Urlaubserinnerungsbrief